①在留管理の適正
交換留学や海外入試、国内進学など多様な経路でのCOE申請があると思います。必要資料やプロセスも異なり、これらをクラウドが申請書出力までサポートいたします。
外国人留学生の学生情報は日々変化します（住所、母国連絡先、アルバイト情報、在留カード等）。これらを随時更新するように自動で催促し、その進捗状況を管理します。
卒業までに何度か来る在留カード更新を学生がスマートフォンから自動読込により画像、在留期限等の登録申請します。学校側はこれを承認管理機能で反映します。
上記正しく管理さらた在留期限に対して、事前の情報更新通知ならびに入管更新申請書の自動作成することが可能です。また過去の申請履歴も学生毎に管理しています。
②リモート・業務効率化
海外等からの時差申請もクラウドが自動受付し、学生側にもその旨通知し、学校側の必要なタイミングで対応できるようにアラート、通知を行います。
外国人留学生と入学前、入学後と様々なやり取りを行いますが、関連情報と併せて学生と専用チャットできます。スレッド管理により非対面・個別応対を促進します。
申請完了や不備連絡など手続きの節目や在留期限など様々なタイミングで自動通知をメール、ＴＯＰアラートにて発信します。メッセージ等の変更も随時可能です。
入力情報の自動転記や在留期限に合わせた更新申請書自動作成など必要タイミングでシステムが処理サポートを行います。あっと忘れることなく、フォローいたします。
③データ保全・管理
過去の入管申請履歴や在留カード情報、学生との専用チャット、アルバイト情報など、学生情報の様々な履歴を格納します。遡って、改めて確認することをフォローします。
在留期限の近い学生、依頼作業の未対応の学生、現在地の不明な学生などリアルタイムに集計して表示いたします。対象者の一覧も表示し次のアクションを促進します。
留学生に係る部署が他部署に跨るときも、派遣等のライトユーザ利用時も、留学生データや機能範囲毎にアクセス制御できます。部署単位やユーザ毎にも可能です。
校務システムやExcel管理等様々な方法で留学生管理を行う場合にデータ出入力を補助いたします。４月、９月前の異動対応にもまとめ処理として有効です。
④連絡の一本化
クラウド向けアクセスは、マルチデバイス、多言語対応、24*7と利便性を向上しております。ブラウザ接続となり、端末変更や古い端末なども気にせずご利用いただけます。
学生情報を見ながら学校と学生の専用チャットできます。学生毎にSNSなどを使い分けることなく、また全やり取りを集約することで遡って確認・共有も可能です。
学校側複数人と個別学生の対応スレッドだけでなく、複数の学生に対して、同一内容の一括チャットを行うことで、関連する学生全体への通知や連絡も簡素化できます。
学校生活を通して、外国人留学生には様々な依頼をすることになりますが、GoogleFormsや紙面、メールなど分散しがちです。これらをクラウド集約が可能です。
⑤リスクの検知
在留期限に向けて、３回のアラート通知を行います。まずは学生情報の更新、次に更新申請作成、最後に在留カード登録の通知です。これらを一連の流れで催促いたします。
日本国内、海外も含めて、外国人留学生と移動は切っても切り離せません。しかるべきタイミングで学校側から登録依頼も可能ですし、学生から自己申告も可能です。
入管申請オンライン（RAS）に向けた自動連携の補助機能になります。ESQUAREで全ての関連情報を管理・蓄積し、必要な情報のみ入管申請向けに抽出いたします。
１０以上の言語で、登録住所近辺の災害情報を学生向けにアラート通知して、安否確認を促します。安否登録催促だけでなく、災害情報や対応アクションも提供します。
⑥イベントの管理
卒業後の特定活動向け在留申請や減免や奨学金など定型申請も含めて、卒業までの各種申請を集約して、その進捗状況を管理することができます。
イベント毎の対応状況やアラートを集計して学校側トップ画面に通知します。今なにをすべきか、未対応の学生はどのくらいいるのか具体的に確認することが可能です。
各種申請やイベントは過去の応対状況と合わせての判断も多くあります。学生毎の申請・応対明細を管理し、点から線の情報へ変更することで接点強化となります。
対象学生の絞込みやその対象学生への一括依頼などイベント管理が容易となります。留学生の所属や背景からアクション必要な学生にのみ依頼することが可能となります。
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